今回、フィリピンとコスタリカに留学が決まったのですが、
手続きが超大変。中でも理解することに苦労したのが「アポスティーユ申請」
アポスティーユ (Apostille) とは、ハーグ国際私法会議で締結された外国公文書の認証を不要とする条約が定めているもので、駐日領事による認証に代わり公文書に外務省、公証人役場等が実施する付箋による証明のこと。
wikipedia より
チョー簡単にいうと、
日本の正式な文章を海外でも「正式である」ことを証明するための手続きなんです。
「正式文書ですよ」ってわかるようにハンコをもらいます。
今日はこれについて、わかりやすううううく説明します！
説明じゃなくてやり方だけ教えろという方は、「まとめ」をご覧ください。
アポスティーユ情報の少なさ
・・・急にこんな柄でもない、実用的な内容を書き始めたことには理由があります。
アポスティーユとGoogle検索しても、情報がすくなすぎなんです！
１番にたどり着くのは外務省のホームページなのだけど、そもそもアポスティーユがなんなのかよくわかってないと日本語なのに理解できなかったりします。
わかりやすーく書いているブログやサイトが少なかったので、めっちゃピンポイントな内容ではあるけど、困っている人がいたらこれを役立てて欲しいなと思います。
アポスティーユと公印確認
アポスティーユではつまりはハンコをもらうんですが、この手のハンコを受け付けるのは「ハーグ条約」というのを締結している国だけなんですね。なので、締結していない国に対しては、アポスティーユとは別の「公印確認」という手続きをします。
※公印確認をちょー簡単に説明すると、外務省からハンコをもらって、その後に提出先の国の領事館でさらにハンコをもらうという手続きです。
これらを一体どういう時に使うのかと言いますと、長期滞在ビザなどを取得する時、国際結婚の時、海外で子が生まれた時、国籍を変える時、海外の大学院に留学する時などなどです。
日本の戸籍謄本や住民票に「ハンコ」をもらうことで、海外の大使館などがチェックした時に、
「おお、これは外務省がしっかりハンコ押してるから、JAPANの正式な文書なんだな。」
と、いうふうになるのです。
公文書と私文書の違い
私が今回アポスティーユ手続きする必要があったのは
・卒業証明書（日本語）・卒業証明書（英語）
・成績証明書（日本語）・成績証明書（英語）
の四通でした。
住民票、戸籍謄本や公立大学の卒業証明書などは「公文書」（国が出した公的な文書）と見なされるのですが、
私のように私立大学の卒業生がもらう証明書は個人が出した「私文書」となってしまいます。
これが大きな違いで、私も知り合いに教えてもらっていなかったら
外務省に書類を突き返されてしまうところでした。
公文書であれば、外務省に直接持っていく（あるいは必要書類を郵送）すれば、
無料でアポスティーユ手続きができます。
しかし私文書であると話は変わってくるので要注意！
私文書のアポスティーユは非常にめんどくさい
私立大学を卒業した皆さん、ほんまに、どんまいです。
私文書のアポスティーユには、必要書類と必要な手続きが３倍くらいになります。
（外務省ホームページの図参照）
おわかりいただけたでしょうか。
私文書の場合は、「これは公的な文章なのです！」と書いた「宣誓文」というものを自分で用意しなければならず、
「公証役場」というところに持っていって、その後「法務局」に持っていってから、やっと外務省に持っていきます。
いわゆる、スタンプラリーというやつですね。
これらはお役所なので週末はやっていないので、仕事をしている人なんかは不可能ですよね！
でも、埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野（※）にお住まいの方と、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府にお住まいの皆さんは
上記三箇所を自分の足で回る必要はありません！！
※埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野では、「公証役場」でもらえるハンコと「法務局」でもらうハンコの証明（押印証明書）を
同時にもらうことができるので、手間が省けますね！
私文書のアポスティーユーワンストップサービス
東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府の公証役場においては、
「ワンストップサービス」という聞こえのいいサービスがあります。
さっきの３段階にわたる手続きを公証役場がぜーんぶまとめてやっちゃうよ〜というものです。
私は大阪梅田の公証役場に、まずお電話をしました。
すると、必要な書類とアポの時間を教えてもらいました。自分が書いた英文の宣誓文もメールで送ったら
あっているかどうか確認もいただきました。
- まず、近くの公証役場に電話（ワンストップサービスをお願いしたいですと伝える）
- 必要な書類は、アポスティーユする書類・宣誓文・身分証明書（免許証やマイナンバーカード）・パスポート
- 電話の際にアポを取った時間に、必要なものを持って公証役場に行く。
- 公証人に手続きをしてもらい、１０分くらい待機
- アポスティーユされた書類を渡され、手数料を支払って終了
注意したいのは、この、手数料が高いということ。
ワンストップサービス一通あたり、なんと11,500円します。
人によるらしいのですが、合計４枚の私文書をアポスティーユする必要があった私は、
宣誓文を一枚にして、４枚同時にアポスティーユしました（なので一通という扱いになり手数料は11,500円）
しかし、送付先が「１枚につき１つのアポスティーユが必要」という指示をしている場合は、
宣誓文を四通書き、この手数料の４倍を支払う必要があり、かなりの出費になることもあります。
※公証役場の方に聞くと、４枚を一つのアポスティーユにまとめようが、４枚別々でとろうが
どちらもアポスティーユであることには変わりないとのこと。提出先などによって変わってくるようですね。
実際私は年末の駆け込み時期に公証役場に行って手続きをしましたが、
１０分くらいだったでしょうか？びっくりするくらい一瞬で終了しました。
手続きのポイントまとめ
①提出先がハーグ条約に加入しているか確認する。（↓締結国リスト）
申請手続きガイド 【参考資料】 「外国公文書の認証を不要とする条約（ハーグ条約）」の締約国（地域）｜外務省
②アポスティーユしたい書類が「公文書」か「私文書」かを確認する。
③ 私文書だった場合は近くの公証役場に問い合わせる。※公文書だったら外務省HPへ。
私文書（大阪）→www.kosyonin.jp
公文書→申請手続きガイド 3 申請方法・必要書類｜外務省
④ワンストップサービスを利用する場合の持ち物：
・アポスティーユする書類の原本
・宣誓文（この時点ではまだ日付とサインは書かない）
宣誓文様式例各種書式例
・身分証明書（免許証やマイナンバーカードなど公証役場に指示されるもの）
・パスポート
・現金（梅田公証役場の場合11,500円）※2020年12月28日現在
⑤電話の際にアポを取った時間に、必要なものを持って公証役場に行く。
⑥公証人の面前で宣誓文にサインを書く。その後手続きをしてもらうため、１０分くらい待機
⑦アポスティーユされた書類を渡され、手数料を支払う。
⑧万が一のために文書の写し（コピーやスキャンデータ）を控えて、提出先に送付する。
自分自身が非常に理解に苦労したこの手続き、
少しでも役に立てばいいなあ。
他にも必要書類が続々なので、頑張りたい。
以上！！！！
